Zapier（ザピアー）でスプレッドシートと連携できるツールを紹介！
スプレッドシートを使った情報入力に手間がかかり、効率化したいと思っている方もいるでしょう。また、Zapierを使って連携させたくても、おすすめツールがわからない方もいるはずです。
この記事では、Zapierを使ってスプレッドシートと連携させるおすすめツールを紹介。Zapierを理解するうえで重要な概念も解説します。
Zapierを理解しながら、スプレッドシートを使った業務をより効率化する方法がわかるので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
Zapier（ザピアー）とは？
Zapierはまったく異なるツール同士を連携させ、1つの作業で複数のタスクを完了させられます。ノーコードツールなので、SEやプログラマーといった専門知識豊富な人材がいなくても利用可能です。
Zapierを利用すれば、個別の業務を統合することが可能。連携入力をすると、自動で指示された業務を遂行してくれます。数値の入力やデータの保存、メールでの情報共有などをツール側で処理するため、業務効率化に効果的です。
連携できるツールは3,000種類以上もあり、自社がすでに使っているツールを継続利用できる点も魅力にあげられます。
Zaiperの基本的な知識は「【ノーコード】Zapierとは？できることや料金プランを徹底解説！」で解説しています。
Zapier（ザピアー）の重要な概念4つ
Zapierを理解するうえで重要な概念は以下の4つです。
- Zap（ザップ）
- Trigger（トリガー）
- Action（アクション）
- Task（タスク）
上記4つの概念を理解していると、スプレッドシートと他のツールを連携させやすくなります。Zapierの使い方を理解するうえでも重要なので、しっかり理解しましょう。
Zaiperの概念を理解したうえで、使い方まで知りたい方は「Zapier（ザピアー）の使い方を解説！特徴や注意点も合わせて紹介」をご覧ください。
①Zap（ザップ）
Zapは連携させるツールのまとまりです。スプレッドシートとSlackを連携させる場合、2つのツールがZapに含まれます。
Zapはあくまでパッケージであり、組み合わせるツールによって基本的な連携方法が決まります。
②Trigger（トリガー）
Triggerは、作成したZapの自動入力を起動させる操作です。人が手動で作業することにより、設定していた部分を自動入力できます。
Zapierで自動化しても、手動で入力しなければならない部分はあるので注意しましょう。ZapierはTriggerを起点として、自動入力を補佐するノーコードツールです。
③Action（アクション）
ActionはTriggerが入力されることで進む、自動入力の部分を指します。Triggerが人間の操作部分、ActionはZapierによる自動入力の部分と区分けしてください。
Actionに含まれる部分を把握すると、適切に自動入力の設定ができます。設定の変更時もスムーズに進められるので、しっかり把握しておきましょう。
④Task（タスク）
TaskはZapが実行された回数を指します。Taskがどんなものか把握しておくと「Slackからスプレッドシートへ自動入力が3回行われた」など、入力の流れを把握可能です。
仕事の全体像を把握する際に役立ちます。どの作業が多く行われるか把握すれば、効率アップに役立つでしょう。
スプレッドシートとの連携におすすめなツール6つ
スプレッドシートと連携するのに適したツールは以下の通りです。
- Slack
- Googleカレンダー
- Gmail
- GoogleAnalytics
- Liferay Object
- Backlog
各ツールの概要やスプレッドシートと連携するメリットを理解すると、より有効活用できます。
①Slack
Slackとスプレッドシートを連携すると、スプレッドシートに入力された情報が自動でSlackに通知されます。Slackはチームでのコミュニケーションに適したツールで、さまざまな情報を共有しやすいです。
しかし、スプレッドシートに入力するたびに手動で伝達するのは時間がかかります。Zapierを利用すると情報を自動でSlackに共有できるので、チームワークを高めるのに効果的です。
②Googleカレンダー
スプレッドシートに入力した情報を、Googleカレンダーに自動入力できます。仕事においてスケジュールの把握は重要で、常に正しい納期管理が求められます。
ミーティングなどのタイムテーブルをGoogleカレンダーに入力すれば、チームへの情報共有も自動化できます。こなすべき仕事も時間で管理しやすくなるでしょう。
③Gmail
Gmailでメールを受信した際に、メールアドレスと名前をスプレッドシートに自動入力する設定も可能。誰からいつどんなメールが届いたかすぐに確認できて、アドレス管理もしやすくなります。
多くのメールが受信ボックスにあると、見落としのミスも増えがちです。Zapierで連携すれば、スプレッドシート内で検索できるので、後からメールの送受信を確認しやすくなります。
④GoogleAnalytics
GoogleAnalyticsの情報は常に更新されており、1日単位で記録することが重要です。しかし、手動でアナリティクスの結果をシートに入力するのは手間がかかります。
Zapierを利用すれば、GoogleAnalyticsの結果を毎日自動でスプレッドシートに入力可能。情報をもとにした分析に集中できるので、よりクリエイティブな業務に集中できます。
⑤Liferay Object
Liferay Objectはノーコードで便利なオブジェクトを利用できるツールです。Zapierを利用すると、必要なデータをスプレッドシートに自動で送信できます。
オブジェクトデータの同期もできるため、視覚的に内容を把握可能。必要に応じて送受信するデータを取捨選択できるので、無駄なく情報共有や整理につなげられます。
⑥Backlog
Backlogは課題やタスクの共有に適したツールです。プロジェクト管理がしやすい環境となっており、大手企業でも使われています。
Zapierを使って、Backlogとスプレッドシートを連携すると、複数のプロジェクトがあるチームに情報を区分けして共有できます。1つのサービスを複数のチームで運用している場合、それぞれのチームが情報共有しやすくなるでしょう。
スプレッドシートを連携させるメリット2つ
スプレッドシートをZapierで他のツールと連携するメリットは以下の通りです。
- 業務の自動化でミスを減らせる
- ルーティンワークを効率化できる
上記のメリットを理解したうえでスプレッドシートと、目的に合ったツールを選びましょう。
①業務の自動化でミスを減らせる
Zapierを利用すると、1つの入力で複数の動作が自動で完了します。ルーティンワークとなっている部分が自動化されると、工程を飛ばしてしまったり、やり方を間違えたりといったミスをなくすことが可能です。
業務の中でミスがあると、チェックや修正に時間がかかってしまいます。全体の業務が遅れる原因となるので、Zapierによる自動化が効果的です。
②ルーティンワークを効率化できる
ルーティンワークは省略したいですが、中には必要性の高いものも。一方で、ミスもしてはいけないため従業員への負担も大きくなります。
Zaiperを用いて異なるツールを連携させると、ルーティンワークの工数を大幅に省略可能。空いた時間を他のクリエイティブな業務に使えるので、全体の生産性向上にも役立てられます。
スプレッドシートを連携させるデメリット3つ
スプレッドシートと他のツールをZapierで連携させる際には、以下のデメリットに注意しましょう。
- 連携できないツールがある
- 公式が日本語に対応していない
- やり方の変更が多い作業には適さない
上記のデメリットを理解しておかないと、利用し始めてからトラブルが発生する可能性があります。業務効率化などのメリットを活かしきれないため、注意してください。
①連携できないツールがある
Zapierは多くのツールと連携できますが、全てが対象ではありません。Zapierを使っても、対象ではないツールだと連携できないため、同ジャンルの対象となっているツールに変更が必要です。
同じ用途のツールでも種類が異なれば、操作方法や機能など覚えなければいけない要素があります。導入に手間がかかってしまうので、Zapierを使った連携はツールが対象となっているか事前によく確認しましょう。
②公式が日本語に対応していない
Zapierは公式が日本語対応しておらず、すべて英語などで表記されています。外国語スキルがない人にとっては、公式の情報を確認しにくいです。
Zapierの最新情報や使い方を確認する際は、日本語で解説された記事など二次情報を見なければなりません。情報が正確ではなかったり、古かったりする可能性があるので注意が必要です。
③やり方の変更が多い作業には適さない
Zapierは一度作業を設定しておくと、自動で入力や通知などを行ってくれます。しかし、作業内容に変更があった場合、設定をしなおさなければなりません。
ルーティンワークでも、やり方の変更が多い作業は毎回Zapierの設定も変える必要があります。作業を自動化しても変更が多いと、設定に手間がかかるので逆効果です。ルーティンワークでも、長い間同じやり方で進められるもののみ、Zapierを利用しましょう。
まとめ：Zapier(ザピアー)でスプレッドシートを連携させよう
Zaiperでスプレッドシートと連携させるのにおすすめのツールや、メリット・デメリットなどを解説しました。Zapierでスプレッドシートと他ツールを連携すると、相互に自動で情報入力できます。
ルーティンワークを自動化すると、効率化と同時にミスを減らせるので、会社全体の生産性が向上。よりクリエイティブな業務に従業員が集中できる環境をつくれます。
公式が日本語対応していないなどの注意点はありますが、スプレッドシートを使っている企業も多いです。ぜひZapierを有効活用してみてください。
